Zeitdiebe lauern nicht nur zwischen den Buchdeckeln von Michael Endes "Momo". Sie lauern überall: in der Uni, im Büro und in der Freizeit. Höchste Zeit für ein gutes Zeitmanagement. Wir zeigen dir, wie es funktioniert.
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Manager arbeiten durchschnittlich 10,7 Stunden pro Tag, ein Viertel von ihnen jedes Wochenende, die Hälfte jedes zweite. Nach eigenen Angaben nehmen sich zwölf Prozent nie Zeit für ein ruhiges Mittagessen. So das Ergebnis einer Studie der Firma Lexmark. In der Hochschule stellen manche Studenten bereits fest, dass die persönliche Zeiteinteilung alles andere als optimal läuft. Spätestens wenn die Hausarbeit nur deswegen pünktlich beim Professor landete, weil in den letzten Nächten das Bett gegen den Schreibtisch getauscht wurde. In den straff organisierten Bachelor- und Master-Studiengängen folgt Klausur auf Klausur und Praktikum auf Praktikum.
Weiter geht es dann beim Berufseinstieg. Höchste Zeit für Zeitmanagement. „Alle wirklich Erfolgreichen haben eines gemeinsam: Irgendwann in ihrem Leben haben sie sich einmal hingesetzt und über Verwendung und Nutzen ihres persönlichen Zeitkapitals gründlich nachgedacht“, sagt Lothar Seiwert, Autor des Buches „Das neue 1x1 des Zeitmanagement“.
Wer seine Zeit im Griff haben will, beginnt mit einer Analyse des Ist-Zustands. Dabei hilft die von Tony Buzan entwickelte Methode des Mind-Mapping. Mit Hilfe von Mind-Maps lassen sich komplexe Inhalte leicht darstellen. Das zentrale Thema – hier Zeit – steht in der Mitte des Blattes.
Dann werden Schlüsselwörter darum herum gesammelt, die die eigene Zeit einteilen, etwa Meetings, E-Mails und Projekte. Diese wiederum sind der Ausgangspunkt für weitere Verästelungen. Ein Mind-Map lässt sich so beliebig oft verändern und aktualisieren. Wer zu jeder Aktivität den nötigen Zeitaufwand notiert, erkennt schnell, wo die eigene Zeit bleibt.
Eine nützliche Taktik, die Buchautor Seiwert sogar bevorzugt: die A-L-P-E-N - Methode, für die er durchschnittlich acht Minuten pro Tag veranschlagt.
Vor allem die regelmäßige Nachkontrolle ist wichtig. Wer abends seinen Tagesplanüberprüft, sieht genau, was funktioniert hat und was nicht. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen. Geschieht das mehrfach, ist das lästig. Aber dann gibt es genau zwei Möglichkeiten:
Zeit fürs Zeitmanagement lohnt sich also in jedem Fall.
Um Zeit zu sparen, müssen Aufgaben optimal nach Prioritäten geordnet werden.
Viele Nachwuchskräfte leiden auch deswegen unter großer Arbeitsbelastung, weil sie ihre Aufgaben nicht optimal nach Prioritäten ordnen. Die „Eisenhower-Methode“ ist ein möglicher Weg zum Ziel. Präsident Dwight D. Eisenhower kam zu folgendem Schluss:
Aufgaben und Ziele können grundsätzlich nach zwei Kriterien aufgeteilt werden: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und sind sie eilig oder nicht eilig? So gelangt man schnell zu vier Gruppen von Aufgaben.
Um Ziele auch tatsächlich zu erreichen, müssen sie dringend auf Papier gebannt werden.
„Plane unbedingt schriftlich“, betont Seiwert. „Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, werden meist ganz schnell verworfen.“ Allerdings dürfen diese Zeitpläne auch nicht zu eng kalkuliert werden, denn es kommt immer etwas dazwischen, was vorher so nicht zu erwarten war.
„Verplane deine Zeit niemals bis auf die letzte Minute, sonst wirbelt schon die kleinste Störung den Terminplan durcheinander“, so der Buchautor. Der Frust ist dann auf jeden Fall vorprogrammiert. Die Fifty-Fifty-Regel hat sich bewährt. 50 Prozent der Zeit verplanen, 50 Prozent für Unvorhergesehenes.
