Ein runder Lebenslauf und gute Zeugnisse in der Bewerbung sind nicht alles. Mit persönlichen Referenzen können Bewerber besonders punkten. Wer Empfehlungsschreiben ausstellt, wofür du eine Referenz brauchst und wie das Schreiben aufgebaut sein muss? Wir beantworten dir alle Fragen.
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ESB Professional/shutterstock.com
Das Empfehlungsschreiben ist ein Teil der eigentlichen Bewerbung und wird im Englischen auch Letter of Recommendation genannt. Besonders in England und Amerika werden die Schreiben oft ausgestellt, da Arbeitszeugnisse meist schwer zu bekommen sind. Das Schreiben wird von einer bekannten Bezugsperson erstellt und gibt deine positive Charaktereigenschaften an. Ziel der persönlichen Weiterempfehlung ist, der zuständigen Person zu zeigen, warum ausgerechnet du für die ausgeschriebene Stelle geeignet bist.
Viele setzen das Empfehlungsschreiben mit dem Referenzscchreiben gleich. Das ist grundsätzlich nicht falsch, weil beiden Schreiben die Persönlichkeit des Bewerbers wiedergegeben. Allerdings gibt es bei den zwei Schreiben auch einen kleinen Unterschied. Ein Empfehlungsschreiben bezieht sich meistens auf eine bestimmte ausgeschriebene Stelle. Ein Referenzschreiben passt auf mehrere offene Stellen, da es allgemeiner formuliert und an keinen direkten Ansprechpartner gerichtet ist.
Ein Empfehlungsschreiben ist fast immer von Vorteil. Egal ob beim Berufseinstieg, bei einer beruflichen Weiterentwicklung oder Umorientierung. Wir haben dir die typischen Beispiele aufgeführt, bei denen Referenzschreiben immer gut ankommen.
Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis wird eine Referenz nicht von Personalverantwortlichen ausgestellt. Sie stammt von einer neutralen Person, die ihre Autorität aus ihrem sozialen oder professionellen Status bezieht. Sie äußert sich in dem Empfehlungsschreiben nicht stellvertretend für ihre Organisation oder ihr Unternehmen, sondern gibt einen persönlichen Eindruck wieder.
Um die eigene Bewerbung aufzuwerten, sollten Absolventen überlegen, wer sie kennt und weiterempfehlen würde. Infrage kommen etwa Vorgesetzte aus Praktika, Semesterjobs oder Ehrenämtern, genauso wie Hochschulprofessoren oder Dozenten. Auch der derzeitige Arbeitgeber kann ein Schreiben ausstellen
Ein Empfehlungsschreiben muss keinen formalen Kriterien entsprechen und enthält auch keine verschlüsselten Formulierungen wie ein Arbeitszeugnis. Der Aussteller bürgt mit seinem Namen für den Adressaten. Deshalb sind ein Briefkopf mit Namen, Kontaktadresse und persönlicher Position nötig. Länger als eine DIN-A4-Seite solle das Schreiben nicht sein.
Das Schreiben sollte deutlich machen, in welchem Zusammenhang der Verfasser den Bewerber kennengelernt hat und in welcher Beziehung beide zueinander stehen. Anschließend sollte der Anlass des Empfehlungsschreibens erwähnt werden. Das Schreiben enthält Angaben zu den persönlichen Qualitäten, zur Arbeitsweise und zum Verhalten in Einzel- und Gruppenarbeit. Auch Hard Skills finden in dem Schreiben Platz. Das Empfehlungsschreiben ist möglichst individuell und in der Ich-Form geschrieben. Beispiele zu positiven Eigenschaften kommen immer gut an. Am Ende sollte eine Gesamtwürdigung der Person stehen.
In einem Empfehlungsschreiben kann der Referenzgeber folgende Fragen thematisieren:
Wichtig ist, dass sich der Fürsprecher ausschließlich positiv äußert, auch bei einer möglichen Nachfrage durch den Personaler. Keine Referenz ist im Zweifelsfall besser als eine zurückhaltende.
In der Bewerbungsmappe gehören die Empfehlungsschreiben hinter das Bachelor- oder Master-Zeugnis. Manche Referenzgeber möchten keine Schreiben ausstellen, sind aber bereit, auf Anfrage telefonisch oder per E-Mail Auskunft zu geben. Dann kann der Bewerber die Kontaktmöglichkeiten im Lebenslauf angeben. Er platziert sie am besten am Ende des Lebenslaufs in einer eigenen Rubrik nach den persönlichen Interessen und Hobbys. Zu viele Referenzen sollten Bewerbung und Lebenslauf aber nicht enthalten. Die Auswahl kann sonst beliebig wirken und der Bewerber den Eindruck erwecken, er habe Fürsprache nötig.
Besonders wichtig ist: Wer in der Bewerbung die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse seiner Kontaktperson aufführt, muss sie auch darüber informieren. Sonst kann es peinlich werden, wenn sich der Personaler über den Bewerber informieren möchte. Im schlimmsten Fall lehnt der vermeintliche Fürsprecher ab, eine Auskunft zu geben – und eine wertvolle Empfehlung geht verloren.
Zum Schluss sollte die Referenzperson das Schreiben unterschreiben, das vermiitelt Glaubwürdigkeit. Auch offizielles Firmenpapier oder ein Firmenstempel sehen immer professioneller aus.
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