Wie du deine Geschäftsreise optimal organisierst – 10 Tipps

Für viele Berufstätige zählen Geschäftsreisen zum Arbeitsleben dazu. Schließlich müssen Konferenzen besucht, Kundentermine wahrgenommen oder Geschäftsverhandlungen persönlich vor Ort durchgeführt werden. Damit du genau weißt, wie du deine Geschäftsreisen optimal strukturieren kannst, geben wir dir 10 Tipps an die Hand. Mit diesen Tipps kannst du Zeit und Ressourcen sparen und dich wieder auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren.

Warum eine frühzeitige Planung so wichtig ist

Bereits in der Planungsphase einer Geschäftsreise entscheidet sich, ob die Geschäftsreise von Erfolg gekrönt ist und ob du pünktlich zum Termin erscheinst. Daher solltest du so früh wie möglich mit der Organisation der Reise beginnen. Zu den besonders wichtigen Aufgaben zählen:

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• Auswahl des Reisedatums
• Buchung von Tickets und Unterkunft
• Klärung von Versicherungen und eventuell erforderlichen Visa

Der Vorteil einer frühzeitigen Planung besteht darin, dass dir eine größere Anzahl an Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen, sodass du die bestmögliche Route ausfindig machen kannst.

Wie du die beste Reiseroute findest

Damit du nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparst, solltest du die effizienteste Reiseroute in Anspruch nehmen. Dabei müssen alle zeitlichen Abläufe von Terminen berücksichtigt und mit den Anreisemöglichkeiten abgeglichen werden. Für Unterstützung bei der Koordination sorgen moderne Apps, welche eine große Hilfe beim Auffinden von schnellen und kostengünstigen Verbindungen sein können.

Nutzung von Vernetzungsmöglichkeiten

Eine Geschäftsreise ist optimal dazu geeignet, um das eigene Netzwerk zu erweitern und neue Kontakte zu knüpfen. In der Regel hast du während Geschäftsreisen zwischen Meetings ausreichend Zeit, um dich mit Branchenkolleg:innen auszutauschen. Auch informelle Treffen sollten eingeplant werden, um sich mit wichtigen Personen vernetzen zu können. Eine gemeinsame Geschäftsreise kann ein guter Zeitpunkt sein, um den oder die Vorgesetze:n beiläufig auf ein höheres Gehalt anzusprechen. Dabei solltest du die Faktoren, die bei jeder Gehaltsverhandlung helfen, kennen.

Höhere Effizienz dank digitaler Organisation

Die Digitalisierung kann auch für geschäftliche Reisen genutzt werden, indem relevante Apps zum Einsatz kommen. Es gibt Apps für mobile Check-ins, Reiserouten sowie elektronische Boardingpässe. Durch die Nutzung von Apps kannst du einiges an Papierkram vermeiden. Um wichtige Informationen und Dokumente jederzeit zur Hand zu haben und sie nicht zu verlieren, können diese in der Cloud abgespeichert werden. Du hast dann von überall aus Zugriff. Ist deine digitale Agenda gut organisiert, hilft dir das dabei, einen Überblick über deine anstehenden Termine zu behalten.

Die Bedeutung von Flexibilität

Auf Geschäftsreisen kommt es regelmäßig zu Problemen bei der Anreise. Sei es durch verpasste Anschlusszüge, unerwartete Änderungen im Terminplan oder durch Flugverspätungen. Unvorhergesehene Probleme können jederzeit auftauchen. Daher solltest du bei Geschäftsreisen eine hohe Flexibilität mitbringen und dir schon im Vorhinein Gedanken darüber machen, welche Alternativen bestehen. Einen Plan B in der Hinterhand zu haben, hilft nicht nur dabei, doch noch rechtzeitig zum Termin zu erscheinen, sondern verringert auch deinen Stress während der Reise.

Gesund und leistungsfähig dank Reiseapotheke

Auch wenn Geschäftsreisen oftmals nicht besonders lang sind, solltest du dennoch stets eine Reiseapotheke mit dir führen. Das liegt daran, dass du auf diese Weise im Zweifelsfall die erforderlichen Medikamente mit dir führst. Zusätzlich dazu solltest du unbedingt ausreichend Zeit für Schlaf und Erholung einplanen, um während den Meetings konzentriert und leistungsfähig zu sein.

Die richtige Packliste

Bevor du deine Reise antrittst, musst du sicherstellen, dass alles Notwendige eingepackt ist. Dabei kann dir die Erstellung einer detaillierten Packliste helfen. Dieser Tipp gilt gleichermaßen für geschäftliche wie für private Reisen. Vor der Abreise sollten elektronische Geräte aufgeladen sein, damit dir unterwegs nicht der Saft ausgeht. Bei internationalen Reisen ist es unter Umständen erforderlich, dass du deinen Reisepass mitnimmst und ein entsprechendes Visum hast. Denk daran, dass in anderen Ländern eventuell andere Steckdosen genutzt werden, sodass du einen passenden Adapter mitnimmst. Je detaillierter deine Packliste ist, desto geringer fällt die Wahrscheinlichkeit aus, dass du etwas Wichtiges vergisst.

Kostenkontrolle

In der Regel wird dir vom Arbeitgeber ein gewisses Budget zur Verfügung gestellt, das du während der Geschäftsreise nutzen kannst. Dementsprechend gilt es, die Ausgaben im Blick zu haben, um das Budget nicht zu überschreiten. Mittlerweile gibt es Apps, die eine Echtzeitverfolgung von Ausgaben ermöglichen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass das Budget nicht gesprengt wird. Ein weiterer wichtiger Tipp ist die Aufbewahrung von Quittungen und Rechnungen. Diese sind zwingend erforderlich, um die Ausgaben nach der Geschäftsreise abrechnen zu können.

Analyse zur Optimierung zukünftiger Reisen

Nach jeder Geschäftsreise solltest du dir die Frage stellen, was gut war und was schiefgelaufen ist. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse kannst du dafür verwenden, um zukünftige Reisen noch besser zu planen. Eventuell haben auch Kolleg:innen oder Geschäftspartner:innen Tipps für dich, die dir bei der Planung der nächsten Geschäftsreise helfen.

Vorlage Fahrtenbuch

Bei Geschäftsreisen ist es wichtig, die Fahrten zu dokumentieren, um einen Nachweis für die Reise zu haben. Du musst kein eigenes Fahrtenbuch erstellen, sondern kannst eine Vorlage für ein Fahrtenbuch nutzen. Das spart dir einiges an Zeit und sorgt dafür, dass du folgende Punkte detailliert erfassen kannst:

• Gefahrene Strecke
• Kosten für Treibstoff
• Eventuelle Übernachtungen

Dabei dient das Fahrtenbuch nicht nur steuerlichen Zwecken, sondern bietet auch einen Überblick über die Ausgaben der Reise.