Skurrile Abwesenheitsnotizen und wie es richtig geht

Jeder kennt es. Auf eine E-Mail kommt eine automatische Antwort, die auf die Abwesenheit des Empfängers hinweist. Wenn sich der Empfänger deiner Abwesenheitsnotiz fragt, was er denn jetzt machen soll, hast du etwas falsch gemacht.

Die lustigen Abwesenheitsnotizen

„Die nächsten zwei Wochen werde ich nicht auf Ihre Nachrichten antworten können, da ich dringend operiert werden muss. Hängen Sie in Zukunft bitte ein S an das Ende meines Vornamens.

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Vielen Dank, Andrea Birkner“

Sorgt garantiert für einen Lacher. Und dann? Der Empfänger weiß nicht, wann du wieder erreichbar bist, weil der Zeitraum nicht konkret angegeben ist. Er weiß nicht, an wen er sich wenden soll, wenn es dringend ist. Außerdem weiß er nicht, was er damit anfangen soll, wenn er keinen Humor hat. Solche Menschen gibt es.

„Sie erhalten diese automatische Benachrichtigung, weil ich gerade nicht im Büro bin. Wäre ich da, stünden die Chancen gut, dass Sie gar keine Antwort erhalten würden.“

Dreistigkeit, die dich zum Grinsen bringt. Und jetzt? 

Für Kollegen darfst du eine amüsante Abwesenheitsnotiz formulieren. Hast du aber Kundenkontakt, muss das anders aussehen. Auch wenn du in einem großen Unternehmen arbeitest, in dem du nicht jeden Kollegen kennst und du vielleicht auch Kontakt mit anderen Standorten hast, muss die Abwesenheitsnotiz seriös sein – selbst für deine Kollegen.

Die knappen Abwesenheitsnotizen 

„Bin gerade im Urlaub. Antworte später.“

Auch hier: fehlende Infos. Und diesmal ganz ohne Humor. Wann kann ich denn jetzt mit einer Antwort rechnen? Und wen kann ich sonst noch kontaktieren? Das geht gar nicht. Eine Abwesenheitsnotiz muss nicht ausführlich sein – aber sie muss die wichtigsten Infos liefern.

„Ich bin bis zum 21. Juni nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich an meine Kollegen.“

Besser, aber immer noch nicht ausreichend. Wer sind die Kollegen, wie erreiche ich sie?

Die fast richtige Abwesenheitsnotiz

So geht es richtig:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht!  Leider bin ich bis zum 10. Oktober nicht im Hause. Bis dahin können Sie meine Kollegin Sandra Neuhaus unter sandra.neuhaus@zwick.de erreichen. Ich melde mich bei Ihnen, sobald es mir wieder möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen

Johann Dreist  Zwick-Media GmbH“

Gut, aber trotzdem falsch. Zwick ist hier ein Beispielunternehmen, es agiert international. Herr Dreist steht oft mit englischsprachigen Konzernen in Kontakt. Und muss deshalb auf jeden Fall eine englische Version bereitstellen. Bist du ein Herr Dreist, musst du das dringend beachten. Hast du in der Regel nur deutschsprachigen E-Mail-Kontakt, kannst du diese Abwesenheitsnotiz aber als Vorlage nutzen. So könnte die englische Version aussehen:

„Thank you for your message.  Alas, I won’t be able to answer you until the 10th of october. Please contact my colleague Sandra Neuhaus, if you need a quick reply. You can get in touch with her via mail: sandra.neuhaus@zwick.de. I’ll contact you when I’m back. Thank you.  Kind regards

Johann Dreist  Zwick-Media GmbH“  

Wie geht's richtig?

Kurz und knapp eine sachliche Abwesenheitsnotiz verfassen, in der alle Informationen enthalten sind. Das fällt nicht jedem leicht. Wir haben dir eine Checkliste mit den wichtigsten Inhalten für deine Notiz erstellt.

• Betreffzeile: Falle am Besten direkt mit der Tür ins Haus und mache klar, worum es geht. Das Wort „Abwesenheitsnotiz“ genügt vollkommen. Alternativ gehen auch „Ich bitte um etwas Geduld“ oder „Danke für Ihre Nachricht“, wobei diese nicht direkt klar machen, worum es geht.
• Urlaubszeitraum: Von wann bis wann bist du nicht erreichbar?
• Abwesenheit: Was passiert mit den Mails in deiner Abwesenheit? Werden sie automatisch weitergeleitet oder bleiben sie während deiner Abwesenheit liegen?
• Vertretung: Wer vertritt dich in der Urlaubszeit und wie ist der Vertreter erreichbar?
• Rückkehr: Was passiert mit der E-Mail nach deiner Rückkehr?
• Bedanken: Bedanke dich beim Absender für das Verständnis, dass es aufgrund deiner Abwesenheit zu eventuellen Verzögerungen beim Beantworten seiner Mail kommen kann.
• Internationalität: Wenn du mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeitest, solltest du deine Notiz auch auf Englisch, Spanisch bzw. Französisch verfassen.
• Zum Schluss kommen die Grußformel und der volle Name unter den Text.

Weiterleiten oder nicht? 

Arbeitest du im Kundenservice oder rechnest mit dringenden Anfragen, bietet es sich an, die Nachrichten weiterzuleiten. Hast du allerdings regelmäßig Kontakt mit vertraulichen Kunden- oder Mandanteninformationen, wie ein Steuerberater oder Anwalt, dann kann es besser sein, die Nachrichten nicht weiterzuleiten. Es kann vorkommen, dass der Kunde dir geschäftliche Dinge anvertraut, die nicht die Runde machen sollten. Auch wenn du unter einer Schweigepflicht stehst, solltest du die E-Mails besser nicht weiterleiten. Generell gilt aber, dass du das mit deinen Kollegen und eventuell Kunden absprichst.

Abwesenheitsnotizen sind eine Kleinigkeit, die viel über dein Verantwortungsbewusstsein und deine Seriosität aussagen kann. Hilf deinen Kunden oder Geschäftspartnern, selbst wenn du im Urlaub bist. Für deine Urlaubsvertretung kann es schnell mal stressig werden, wenn der-/diejenige deinen Arbeitsablauf und deine genauen Aufgaben nicht kennt. Bedanke dich also im Voraus für seine/ihre Unterstützung.

Muster Abwesenheitsnotiz: Download (Word)Muster Abwesenheitsnotiz: Download (PDF)

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